Voor iedere werkgever geldt de identificatieplicht. Ongeacht de nationaliteit van de werknemer en of u deze zelf in dienst heeft of via een uitzendbureau.De identificatieplicht heeft tot doel om premie- en belastingfraude tegen te gaan en om illegale tewerkstelling van vreemdelingen te voorkomen. De verplichting is vastgelegd in de belastingwetgeving en in de Wet arbeid vreemdelingen (WAV). Komt u de verplichting niet of niet zorgvuldig na, dan riskeert u een boete. Ook kan het tarief loonbelasting voor anonieme werknemers dan van toepassing zijn. Dat is aanzienlijk hoger dan het gewone tarief.
 
Identiteit vaststellen 
Om de identiteit van de werknemer vast te stellen, moet u nagaan of zijn identiteitsbewijs geldig, echt en onvervalst is en toebehoort aan de persoon die voor u staat. U moet dus als werkgever altijd zelf de identiteit controleren van de nieuwe werknemer en ook diens identiteitsdocument. Ook als u personeel van anderen voor u laat werken.
 
Als eerste vraagt u de beoogde werknemer om een origineel en geldig identiteitsbewijs te tonen. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, gaat u na of – en onder welke voorwaarden – u de werknemer in Nederland mag laten werken. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niet de nationaliteit en de verblijfsstatus. Vervolgens controleert u het identiteitsbewijs op de echtheidskenmerken. Daarna controleert u of het identiteitsbewijs bij de werknemer hoort die het aanbiedt. Zie voor meer informatie over het vaststellen van de identiteit van uw medewerker de Rijksoverheid of via deze link.
 
Kopie ID
Ten slotte – als alles door u in orde is bevonden – maakt u een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant) en bewaart deze in uw personeelsadministratie. Dit geldt voor:

• Alle werknemers die bij u in dienst zijn;
• Alle vreemdelingen die u inhuurt of via aan- of onderaanneming laat werken.

U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2011 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2016.
 
De werkgever hoeft alleen bij indiensttreding een kopie van een geldig identiteitsbewijs te maken, maar hoeft vervolgens niet bij te houden wanneer deze verloopt. De werkgever is niet verplicht een nieuwe kopie in de administratie op te nemen als het identiteitsbewijs van de werknemer is verlopen. Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet u wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.
 
Kopie ID ingehuurd personeel
Het maken van een kopie mag sinds 1 januari 2014 alleen nog bij werknemers die bij u in loondienst komen of bij ingehuurd personeel die niet de nationaliteit bezitten van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER). U mag geen kopie maken en bewaren van het identiteitsbewijs van ingehuurd personeel met de Nederlandse of EER nationaliteit.  
Wel dient u van deze werknemers de identiteit te controleren en de onderstaande gegevens in uw administratie verwerken om de identiteit van de werknemers aan te tonen.

• naam, adres en woonplaats
• geboortedatum
• BSN/sofinummer
• nationaliteit
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
• specificatie van de gewerkte uren
• indien van toepassing: een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning
• naam-, adres- en woonplaats van de uitlener

De Werkgeverslijn heeft een formulier ontwikkeld waarmee u gemakkelijk deze gegevens kunt vastleggen. Deze vindt u hier.
 
Verder heeft de Belastingdienst een informatieblad ontwikkeld waarin nader wordt toegelicht hoe u de identiteit van uw werknemer kunt aantonen.
 
Zorgplicht met betrekking tot identificatieplicht
Deze zorgplicht betekent dat de werkgever ervoor moet zorgen dat alle mensen die voor hem werken, dus zowel eigen mensen als inleenkrachten, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Een Nederlands rijbewijs is in dit geval wel een geldig identiteitsbewijs. Wijs alle mensen in uw bedrijf er daarom op dat ze tijdens werktijd altijd een geldig origineel identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Uitsluitend voor de identificatie op de werkplek is ook een Nederlands of Europees rijbewijs geldig.
Als er een controle plaatsvindt, moet de werkgever zijn medewerkers in staat stellen hieraan mee te werken. U moet dus toestemming geven om tijdelijk de werkplek te verlaten om bijvoorbeeld elders in het bedrijf het identiteitsbewijs te pakken. Daarbij moet u werknemers altijd de mogelijkheid bieden om het identiteitsbewijs op het werk veilig te bewaren, bijvoorbeeld in een kluisje.
 
Wat gebeurt er tijdens een controle?
Als er een controle plaatsvindt op de werkplek, moet u uw administratie kunnen laten zien. Een werkgever is verplicht hieraan mee te werken. Uw werknemers moeten zich kunnen identificeren met een origineel geldig identiteitsbewijs. In deze situatie mogen zij ook het Nederlandse of Europese rijbewijs gebruiken.
Als tijdens de controles blijkt dat er sprake is van onregelmatigheden (bijvoorbeeld dat de administratie niet in orde is), dan bent u mogelijk in overtreding. Op basis van de aard van de overtreding kan een boeterapport of een proces-verbaal opgemaakt worden. Daarnaast kunnen uw werknemers meegenomen worden naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. Eventuele inkomstenderving kunt u dan niet verhalen.