Slechtnieuwsgesprekken voeren is geen eenvoudige taak. Niet alleen het brengen van het slechte nieuws is vaak lastig, maar ook het opvangen van de vaak emotionele reacties van de medewerker. Soms kan het om kleine teleurstellingen gaan, maar ook belangrijker zaken zoals een opleiding of salarisverhoging die niet door kan gaan, of de afwijzing van een sollicitant. De reacties van een medewerker zijn vaak onvoorspelbaar en kunnen variëren van boosheid, frustratie, verdriet, tot dichtklappen en negeren van het slechte nieuws.
Bij een slechtnieuwsgesprek is het belangrijk direct goed van start te gaan omdat de opening van het gesprek vaak de basis vormt voor het vervolg van het gesprek. Belangrijk is in ieder geval uw mededeling (het slechte nieuws) zo vroeg mogelijk in het gesprek aan te geven. Draai er niet omheen en wees duidelijk in het overbrengen van de boodschap.
 
Veel gemaakte fouten zijn onder te verdelen in het brengen van het slecht nieuws en de opvang van de reacties. Hieronder volgen enkele voorbeelden:
Het brengen van het slecht nieuws: 

• uitstellen van het slechte nieuws tot aan het eind van het gesprek;
• het slechte nieuws onduidelijk vertellen en niet concreet genoeg zijn;
• de medewerker vragen hoe hij/zij er zelf over denkt voordat het slechte nieuws wordt gegeven.

Het opvangen van de reacties:

• de reacties van de medewerker negeren;
• reageren met contra-agressie;
• u uitgebreid gaan verdedigen;
• de ‘pil vergulden’: het slechte nieuws als goed nieuws vertellen;
• de reactie van de medewerker bagatelliseren (niet serieus nemen);
• reacties als “voor mij is het ook geen pretje”.

Een slechtnieuwsgesprek bestaat uit de volgende fasen:

• Voorbereidingsfase
• Het slechte nieuws brengen
• De aanleiding benoemen: de feiten
• Verhelderingsfase
• Oplossingsfase
• Afronding: afspraken maken

In een apart document treft u een uitgebreide beschrijving aan van de fasen van het slechtnieuwsgesprek.