Bij in dienst name van een medewerker krijgt u te maken met de administratie van gegevens. Denk daarbij aan o.a. de persoonsgegevens en de salarisadministratie. Het is aan te raden van iedere medewerker een personeelsdossier aan te maken en bij te houden.Omdat hierin ook vertrouwelijke informatie wordt opgenomen, heeft u zich te houden aan de richtlijnen vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens. Zo is het bijvoorbeeld verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.
 
Daarnaast zijn er richtlijnen voor de bewaartermijn van een personeelsdossiers.