Door in een schema vast te leggen welke werkzaamheden bij welke persoon horen, ontstaat er duidelijkheid over welke functies er zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wie vervangt. Door dit vast te leggen ontstaat er duidelijkheid en rust op het bedrijf. Een dergelijk schema wordt ook wel een Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdhedenschema (TVB) genoemd. Een voorbeeld hiervan vindt u hier. 
 
De mate van gedetailleerdheid waarop een dergelijk overzicht opgesteld moet worden, hangt af van de wensen van het bedrijf. Men kan de keuze maken een overzicht te maken op managementniveau, per afdeling/team of over de gehele organisatie. Zoals voor ieder personeelsinstrument geldt wel dat het valt of staat met de aandacht die het management er aan geeft.
 
De bedrijfsvisie en daarmee de arbeidsorganisatie van een bedrijf ontwikkelt zich. Dit betekent dat ook de verdeling van taken in de loop van de tijd verandert. Het is daarom verstandig om regelmatig met de medewerkers in bijvoorbeeld een werkoverleg of functioneringsgesprek te bekijken of de taakverdeling nog klopt.