De gegevens die u als werkgever hoort te bewaren zijn onder te verdelen in een personeelsdossier, een salarisadministratie en een collectief dossier. Om deze drie dossiers overzichtelijk te houden, kunt u gebruik maken van een stamkaart die u bij elke dossiervorm opneemt. De gehele dossiervorming ziet er per medewerker als volgt uit:
 
1. Stamkaart
Hierop zet u in het kort de meest relevante persoonlijke gegevens van de medewerkers zoals functie, naam, adres, etc. Een stamkaart neemt u op in alle drie hieronder omschreven dossiervormen. 
 
2. Personeelsdossier
In het personeelsdossier neemt u persoonlijke gegevens van de medewerker op zoals naam, adres, kopie ID-bewijs, etc. Daarnaast neemt u hierin gegevens op over de rechtspositie van de medewerker zoals de arbeidsovereenkomst en arbeidstijden en over diens functioneren. Hierbij kunt u denken aan een functieomschrijving, afspraken over scholing en waarschuwingen die u heeft gegeven. Klik hier voor een voorbeeld.
 
3. Salarisadministratie
In de salarisadministratie neemt u per medewerker de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaart u ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. De salarisadministratie wordt meestal door u als ondernemer zelf bijgehouden, of als u dit heeft uitbesteed, door een extern administratiekantoor. Klik hier voor een voorbeeld.
 
4. Collectief personeelsdossier
In het collectieve personeelsdossier bewaart u per medewerker een kopie van de stamkaarten, de ziek- en hersteld meldingen en de vakantieregistratie per medewerker.
 
Het is ook mogelijk uw dossiers digitaal in te richten.
 
Let op:
Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. Zie deze link voor meer informatie.