In het personeelsdossier staan vertrouwelijke zaken. In verband met de privacy moet hier op zorgvuldige wijze mee worden omgegaan. Bepaal daarom wie inzage krijgt in het dossier, over het algemeen alleen uzelf en de persoon die de administratie uitvoert. Dat kan door de dossiers in een afsluitbare kast op te bergen, bijvoorbeeld op het kantoor van de bedrijfsleider.
 
Wet bescherming persoonsgegevens
Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden:

• Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft).
• Als u gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst).
• Als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

De werknemer heeft recht inzage te verzoeken in het gebruik van zijn persoonsgegevens. U moet binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet u informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.
 
Tips:

• Stop de dossiers na gebruik meteen weer terug in de afsluitbare kast.
• Wanneer een andere medewerker inzage in de dossiers wil hebben dan degene die hiervoor zijn bevoegd, dan dient dit onder toezicht te gebeuren.